Buoni pasto e indennità di trasferta: sono compatibili?

20 Agosto, 2025*

La gestione delle trasferte di lavoro è un aspetto cruciale per molte aziende e solleva spesso dubbi di natura fiscale e amministrativa. Una delle domande più frequenti riguarda la compatibilità tra due diversi tipi di rimborsi o agevolazioni per i pasti consumati fuori sede: i buoni pasto e l'indennità di trasferta. È possibile erogarli entrambi? Si escludono a vicenda? Qual è la soluzione più conveniente?

Facciamo chiarezza su questo argomento, analizzando la normativa e le diverse casistiche per aiutarti a gestire le trasferte in modo corretto e fiscalmente efficiente.

Prima di analizzare la compatibilità, è fondamentale capire la natura distinta di questi due strumenti:
* Il Buono Pasto: È un servizio sostitutivo di mensa. Nasce per garantire al lavoratore la possibilità di consumare un pasto durante la normale giornata lavorativa, che si svolga in sede o in trasferta all'interno del Comune. Gode di un regime di esenzione fiscale e contributiva (fino a 8€ per il formato elettronico).
* L'Indennità di Trasferta: È una somma di denaro erogata al lavoratore per compensarlo del disagio e delle spese sostenute durante una trasferta al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro. Anche questa indennità gode di specifiche esenzioni, ma con regole diverse.

Il principio fondamentale stabilito dalla normativa fiscale (in particolare dall'art. 51, comma 5 del TUIR) è quello della non cumulabilità. In pratica, per una stessa giornata di trasferta, l'azienda deve scegliere quale regime applicare.

Se l'azienda eroga l'indennità di trasferta forfettaria, non può erogare anche il buono pasto per la stessa giornata.

Il valore dei buoni pasto eventualmente forniti per quella giornata di trasferta concorrerebbe interamente a formare il reddito imponibile del dipendente, perdendo ogni vantaggio fiscale.

La logica del legislatore è che l'indennità di trasferta (specialmente quella forfettaria) è già pensata per coprire in modo generico tutte le spese sostenute dal lavoratore fuori sede, inclusa quella per il pasto. Fornire anche il buono pasto sarebbe una duplicazione del beneficio per la stessa finalità.

Quando un dipendente è in trasferta fuori dal territorio comunale, l'azienda ha principalmente tre modi per gestire le spese per i pasti.

Opzione 1: Indennità di trasferta forfettaria
L'azienda eroga una somma fissa giornaliera al dipendente, senza che quest'ultimo debba presentare le pezze giustificative per i pasti.
* Vantaggio fiscale: Questa indennità è esente da tasse e contributi fino a 46,48 € al giorno (per trasferte in Italia) o 77,47 € (per trasferte all'estero).
* Compatibilità con i buoni pasto: NON è compatibile. Se si sceglie questa via, non si possono dare i buoni pasto per quel giorno.

Opzione 2: Rimborso analitico a piè di lista
Il dipendente anticipa le spese, conserva gli scontrini e le fatture del ristorante e l'azienda glieli rimborsa.
* Vantaggio fiscale: Il rimborso delle spese di vitto e alloggio, debitamente documentate, non costituisce reddito per il dipendente.
* Compatibilità con i buoni pasto: NON è compatibile. L'azienda non può rimborsare una fattura e, in più, dare un buono pasto per lo stesso pasto.

Opzione 3: Erogazione dei soli buoni pasto (la scelta della semplicità)
Questa è un'opzione spesso sottovalutata ma molto interessante. L'azienda può decidere di non erogare alcuna indennità di trasferta specifica per il pasto, ma di continuare a fornire al dipendente i suoi normali buoni pasto, anche durante i giorni di trasferta.
* Vantaggio fiscale: Il buono pasto mantiene il suo normale regime di esenzione (fino a 8€ per l'elettronico).
* Compatibilità con altri rimborsi: In questo caso, il buono pasto è perfettamente compatibile con il rimborso delle altre spese di trasferta (viaggio, alloggio), purché non si rimborsi analiticamente anche il pasto.

Perché questa opzione è interessante?
Perché è amministrativamente molto più semplice. L'azienda non deve gestire note spese o calcolare indennità, ma continua con la sua normale erogazione di buoni pasto. Soluzioni come Satispay rendono questa opzione ancora più pratica, perché il dipendente può trovare facilmente ristoranti e supermercati convenzionati in tutta Italia direttamente dall'app.

Qui la situazione è diversa. Se un dipendente si sposta per lavoro ma rimane all'interno del territorio comunale della sede di lavoro, non si parla di "trasferta" ai fini fiscali dell'indennità.

In questo caso, il lavoratore ha pienamente diritto a ricevere il suo normale buono pasto, che mantiene la sua totale validità ed efficacia.

In sintesi, la normativa sancisce una chiara incompatibilità tra l'indennità di trasferta e l'erogazione dei buoni pasto per la stessa giornata. L'azienda deve fare una scelta. Sebbene l'indennità forfettaria offra un'esenzione più alta, comporta una gestione amministrativa separata.

Per molte aziende, la soluzione più semplice ed efficiente, specialmente per le trasferte brevi e frequenti, può essere quella di continuare a erogare il normale buono pasto elettronico. Questa scelta, supportata dalla flessibilità e dalla capillarità di una piattaforma come Satispay, garantisce al dipendente un benefit utile e spendibile in tutta Italia e all'azienda una gestione snella e senza complicazioni.

Disclaimer: Le informazioni fiscali fornite sono a carattere generale. Per una gestione corretta delle trasferte, si raccomanda sempre di consultare il proprio consulente del lavoro.